Как управлять проектами на фрилансе: 10 эффективных методологий

Как управлять проектами на фрилансе: 10 эффективных методологий

‍

Управление командами на фрилансе уже давно перестало считаться невыполнимой задачей. Таблицы, трекеры задач, командные доски и календари — эти и многие другие инструменты помогают спокойно распределять нагрузку, контролировать сроки и всегда быть в доверительном контакте с исполнителями. 

‍

Но одних инструментов недостаточно. Чтобы все действительно слаженно и эффективно работало, вам нужна система. Для этого вам надо выбрать методологию управления — она поможет вам выстроить процессы в проекте, построить понятную стратегию и определить принципы вашей работы. Рассказываем, какие методологии существуют и как выбрать идеальную.

‍

‍

Зачем нужны методологии управления

‍

Методология управления проектами — это единая схема, которая определяет, как команда будет работать на всех этапах проекта. От нее зависит, как вы будете ставить задачи и оценивать результаты, какие инструменты будете использовать и как выстроите коммуникацию между участниками команды.

‍

К методологиям управления обращаются все: от маленьких фриланс-команд до огромных корпораций с тысячами сотрудников. Все потому, что они помогают:

‍

• Составить подробный и понятный план работы.
• Определить роли и обязанности каждого участника.
• Дисциплинировать команду.
• Наладить эффективную коммуникацию.
• Четко распределить финансы, время и другие ресурсы.
• Вовремя замечать проблемы и корректировать работу.
• Предвидеть возможные риски и запланировать пути решения.

‍

Вы можете использовать одну методологию, сочетать разные или комбинировать элементы из нескольких.

‍

‍

Как выбрать методологию для вашей команды

‍

Универсального принципа работы, подходящего абсолютно любому проекту, не существует. Одни методологии подходят командам побольше, другие — командам поменьше. На выбор также влияют ваши цели и режим работы.

‍

Вот, на что мы советуем обратить внимание при выборе:

‍

• Какие задачи стоят перед вашей командой.
• Участники вашей команды выполняют похожую работу или у каждого своя узкая специализация.
• В какой отрасли вы делаете проекты.
• Насколько сложные проекты берет на себя ваша команда.
• Какого команда размера.

‍

Эти вопросы помогут вам выбрать наиболее эффективный способ управления и выстроить процессы.

‍

‍

10 методологий управления проектами

‍

За последнее столетие в мире появилось несколько десятков методик с разными правилами, принципами и инструментами. Тут мы расскажем о 10 актуальных и популярных, они подойдут вам, если вы дистанционно управляете небольшой командой.

‍

‍

Agile

‍

Одна из самых популярных на данный момент методологий. Она появилась в 2001 году и была разработана специально под IT-команды, так как старые жесткие методы не годились для разработки программного обеспечения. 

‍

Многие менеджеры предпочитают называть Agile философией, семейством методологий или набором принципов. Поэтому они делают эту методологию фундаментом и подкрепляют его дополнительными подходами — например, Scrum, Kanban или Lean.

‍

Agile–философия строится на следующих принципах:

‍

• Быстрая и эффективная работа в любых обстоятельствах.
• Люди важнее, чем идеальные процессы.
• Слаженная работа и тесное доверительное взаимодействие.
• Гибкость и готовность менять план под новые данные и условия.
• Ориентация на результат, а не набор регламентов.
• Постоянный анализ и улучшение.

‍

Чтобы следовать этим принципам, команды разбивают всю работу на короткие циклы — спринты. В ходе одного спринта команда параллельно работает над несколькими задачами и в конце цикла получает осязаемый результат. В следующем спринте прежние результаты дорабатываются, а также начинается работа над новыми задачами. Новые требования. возникающие в процессе, тоже можно быстро брать в работу, добавляя их в новый спринт.

‍

‍

Плюсы методологии Agile:

‍

• Регулярная обратная связь, возможность сразу же исправить недостатки и снизить риски провала.
• Возможность быстро подстраиваться под изменения и нововведения.
• У каждого участника есть пространство для экспериментов и возможность предложить собственные изменения во время работы.

‍

Минусы метода:

‍

• Много времени уходит на постоянные обсуждения и взаимодействие.
• Отсутствие конкретного плана работы, из–за чего бывает сложно грамотно распределить ресурсы на весь проект.

‍

Каким командам подходит:

‍

Гибкость философии Agile позволяет использовать ее практически в любом проекте. Чаще всего к ней обращаются IT-команды, которые начинают работу над проектом и еще не знают, каким должен быть идеальный итоговый результат. Сейчас, когда ситуация на рынке постоянно меняется, это особенно актуально. Но для большей конкретики вам стоит усилить ее дополнительной методологией. 

‍

‍

Waterfall («Водопад», «Каскад»)

‍

Одна из старейших методик и полная противоположность гибкому Agile-подходу. В основе каскадной модели лежат четкие требования и структурированный план. Задачи каждого сотрудника заранее выстроены «в цепочку» друг за другом, и он не может взять в работу новую, пока не завершена предыдущая. При этом для каждой задачи установлен жесткий срок, когда она должна быть выполнена. Корректировать план, когда работа уже запущена, нежелательно.

‍

Ключевые этапы методологии Waterfall:

‍

• Сбор и фиксация требований.
• Подробный анализ задачи, мозговые штурмы.
• Проектирование шагов и этапов работы.
• Выполнение задач в соответствии с планом.
• Реализация, тестирование и исправление ошибок.
• Передача готового продукта заказчику.
• Обслуживание и поддержка готового проекта.

‍

Чтобы контролировать работу, менеджеры визуализируют процесс с помощью диаграмм Ганта — на них видно, в каком порядке идут задачи, и какой срок установлен для каждой.

‍

Плюсы каскадной модели:

‍

• Ресурсы и сроки четко распределены.
• Простое и понятное деление на этапы.
• В случае замены участника команды новичка будет легче погрузить в задачи, благодаря понятной документации.

‍

Минусы метода:

‍

• Невозможно быстро внести изменения. В случае новых требований или ошибок все придется планировать с нуля.
• Жесткая зависимость от дедлайнов — любой форс-мажор со сроками может сломать весь план работы.
• Велик риск неправильно понять требования заказчика и узнать об этом только в конце, когда его не устроит итог вашей работы.

‍

Каким командам подходит:

‍

Тем, кто работает над небольшими проектами с четкой документацией, где объемы, бюджеты, сроки и требования понятны с самого начала. Если же вы предполагаете, что в ходе работы будут постоянно возникать изменения и новые вводные, лучше выбрать более гибкий подход.

‍

‍

Гибридная модель

‍

Разумеется, менеджеры задумывались, можно ли совместить тщательное планирование и возможность вносить срочные изменения. Оказалось, что можно — так появился гибрид Agile и Waterfall. Здесь есть и гибкие циклы, и предсказуемые четкие сроки. Здесь тщательно собирают требования в начале работы, но при этом готовы быстро что-то поменять.

‍

Плюсы гибридной модели:

‍

• Вносить изменения реально и удобно — в этом помогают спринты.
• При этом сохраняется четкая и организованная структура работы.

‍

Минусы метода:

‍

• Для совсем радикальных изменений гибридная методология не подходит. Четкие сроки будут вынуждать вас искать компромиссы.
• В Waterfall можно легко делать отчеты с помощью диаграммы Ганта. В гибриде это может не сработать из-за постоянных изменений.
• Как и Agile, метод требует постоянных обсуждений и вовлечения. Это тоже надо учитывать при планировании.
• В итоге сочетание гибкости и стабильности приводит и к обратному эффекту: модель получается не на 100% гибкой, но и не 100% стабильной.

‍

Каким командам подходит:

‍

Тем, кто работает с крупными корпорациями — как правило, именно там продолжают требовать четкости по срокам, но при этом хотят оперативно реагировать на изменения. В целом, гибридная методология подойдет в любом случае, где есть ощутимая конечная цель, фиксированные бюджеты, но требования при этом не до конца ясны.

‍

‍

Scrum

‍

Метод, полностью построенный на максимально коротких спринтах длиной в 1-2 недели. Всем процессом руководит Scrum-мастер — он проводит ежедневные совещания, организует спринты и анализирует итоги работы на ретроспективах. Но в некоторых случаях команды обходятся без руководителя. Гибкость подхода позволяет участникам организовывать себя самостоятельно.

‍

Благодаря гибкости и концентрации на совместной работе, методологию часто относят к семейству Agile. Микс Agile-философии и Scrum-подхода сейчас встречается чаще всего встречается в командах.

‍

Плюсы Scrum–методологии:

‍

• Большие и сложные проекты разбиваются на короткие спринты с понятным набором задач внутри каждого.
• Ежедневные собрания добавляют работе динамики и позволяют быстро вносить изменения.
• Команда легко ориентируется в проекте и в случае форс–мажора может организовать себя сама.

‍

Минусы метода:

‍

• Из-за отсутствия четких сроков и требований проект может бесконтрольно расширяться.
• Если в команде не хватает дисциплины, поддерживать динамичные темпы работы будет сложно.
• Замена участника может негативно отразиться на работе — из-за отсутствия четких требований адаптация новичка может занять много времени.

‍

Каким командам подходит:

‍

Небольшим командам, состоящим из опытных специалистов. Если все участники вашей команды ответственны и дисциплинированны, вы сможете выстроить гибкие процессы. Это позволит вам брать в работу даже большие сложные проекты.

‍

‍

Канбан

‍

Японская методика, которую часто используют как дополнение к Agile. Вот ее ключевые особенности:

‍

• Все задачи размещаются в виде карточек на специальной канбан–доске. Доска поделена на столбцы, соответствующие статусам: «В очереди», «В работе», «На проверке», «Готово» и так далее. В зависимости от статуса карточка перемещается в нужный столбец.
• На каждый столбец можно поставить ограничения по задачам. Так вы будете уверены, что никто в команде не перегружен.
• Наглядная визуализация помогает легко проанализировать, сколько времени уходит на задачи, не возникает ли неравномерной нагрузки и так далее. Это поможет вносить в процессы актуальные и эффективные изменения.

‍

Плюсы канбан-методологии:

‍

• Процесс наглядно визуализирован в виде понятной доски
• Можно отследить занятость каждого сотрудника и равномерно распределить нагрузку.

‍

Минусы метода:

‍

• Канбан-доски — минималистичные инструменты, не предполагающие большого количества элементов. Поэтому они не подходят для долгосрочного планирования: карточек будет слишком много, и все будут в них теряться.
• По этой же причине работать будет сложно, если в команде больше десяти сотрудников. 

‍

Каким командам подходит:

‍

Небольшим, особенно тем, которые состоят из фрилансеров на удаленке. Простая визуализация поможет всегда быть в курсе дел и отслеживать статусы задач в реальном времени.

‍

‍

Scrumban

‍

Методология объединяет преимущества подходов Scrum и Kanban. От Scrum тут спринты и ежедневные встречи, а от Kanban — система с карточками для контроля отдельных задач. Эти задачи можно решать как в рамках спринтов, так и отдельно.

‍

Плюсы методологии Scrumban:

‍

• Простая и понятная визуализация процессов.
• Любую цель можно разбить на мелкие задачи – как в рамках спринтов, так и за их пределами.
• Сочетание канбан-доски и ежедневных встреч помогает наладить удобную командную работу.

‍

Минусы метода:

‍

• Такие же, как у канбана: минимализм досок затрудняет долгосрочное планирование и организацию большой команды.

‍

Каким командам подходит:

‍

Небольшим командам, работающим над крупными проектами – метод позволит разбить работу на мелкие составляющие, но при этом сохранить лаконичную и понятную структуру процессов.

‍

‍

PRINCE2

‍

Методология на основе каскадной модели, разработанная правительством Великобритании для работы над большими IT-проектами. Название методологии — это акроним от PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемых средах).

‍

В основе метода — семь этапов:

‍

1. Начало
2. Руководство
3. Инициирование
4. Контроль отдельных этапов
5. Создание и передача продукта
6. Управление временем
7. Закрытие

‍

Все цели в проекте должны быть четко обоснованы, а обязанности — жестко разграничены между участниками. Работа делится на точные стадии с установленными бюджетами и сроками. В процессе заказчик и руководители могут регулярно контролировать качество продукта. 

‍

Плюсы методологии PRINCE2:

‍

• Четкое распределение ролей и обязанностей.
• Может применяться в том числе и в больших командах.
• Позволяет эффективно работать на каждом этапе.
• Повышенное внимание и к документации, и к анализу прошлого опыта снижает риски.

‍

Минусы метода:

‍

• В небольших командах часто становится избыточной и вынуждает делать больше работы, чем нужно по факту.
• Сложно подстраивается под изменения.

‍

Каким командам подходит:

‍

Прибегать к этому методу есть смысл, если ваша команда начала стремительно расти, а проекты стали больше, сложнее и серьезнее. В маленьких командах она зачастую не имеет смысла.

‍

‍

Метод критического пути

‍

Жесткая методология Critical Path Method помогает определить наиболее важные задачи внутри проекта и на основе этих приоритетов спланировать этапы и ожидаемые результаты работы. Для этого вам надо:

‍

• Собрать все задачи проекта и определить, насколько они взаимосвязаны друг с другом.
• Оценить сроки выполнения каждой задачи.
• Построить график, где видны все связи между задачами.
• Выстроить оптимальную последовательность задач — это и будет критический путь.
• Доработать план, чтобы работа была быстрее и эффективнее.
• Начать работу, как только доведете проект до идеала.

‍

Плюсы метода критического пути:

‍

• У команды перед глазами сразу есть подробный список задач и наглядная последовательность их выполнения. Это помогает грамотно распределить ресурсы на всех этапах работы.
• Сразу понятно, какие задачи в приоритете. А значит, больше шансов, что все дедлайны будут четко соблюдены.

‍

Минусы метода:

‍

• В четкую иерархию сложно экстренно добавить новую задачу, а значит, метод тоже плохо адаптируется к изменениям.
• Сроки и ресурсы планируются во многом интуитивно, а значит, при недостатке опыта есть риск что-то неправильно рассчитать, не уложиться в дедлайны или перегрузить отдельных участников команды.

‍

Каким командам подходит: 

‍

Небольшим командам с небольшим объемом задач — так больше шансов все грамотно спланировать, если вы только начинаете свой путь в управлении. С опытом вы сможете применять этот метод и на более крупных проектах с множеством взаимосвязанных задач. Чтобы метод работал лучше, вы можете совмещать его с другими подходами. Например, можно прочитать руководство PMBoK® и доработать ваш метод критического пути в соответствии с его рекомендациями.

‍

Гораздо меньше методология подходит командам, работающим над творческими задачами — например, дизайнерам, иллюстраторам или редакторам. 

‍

‍

Метод критической цепи

‍

В этой методологии вам надо определить результаты работы, а потом расписать процессы с глубоким фокусом на имеющиеся ресурсы — сколько у вас денег, материалов и людей. Задачи лучше выполнять задачи по одной, так будет проще распределить ресурсы.

‍

Плюсы метода критической цепи:

‍

• Ресурсы команды используются максимально эффективно — никто не простаивает, не перерабатывает и не пропускает дедлайны.
• При грамотной работе ресурсы получается не только грамотно распределить, но и сэкономить.
• Планирование идет от цели, поэтому команда все время держит ее в голове. Благодаря этому, в итоговой работе нет никаких сюрпризов — все получается именно так, как вы запланировали с самого начала.

‍

Минусы метода:

‍

• Если команда ведет одновременно несколько проектов и использует на них одни и те же ресурсы, планировать по критической цепи будет сложно.
• Можно неправильно заложить время на работу, что может привести к задержкам.

‍

Каким командам подходит:

‍

Тем, в которых есть явные ограничения по ресурсам. Например, вам дали критически мало времени или у вас не хватает сотрудников — методология поможет грамотно распределить ресурсы и выдать достойный результат без переработок и срыва сроков. Еще этот подход лучше всего работает в командах, которые ведут только один проект за раз. А вот управлять сразу несколькими проектами будет практически невозможно.

‍

‍

Рациональное управление (Lean)

‍

Главные задачи метода — выстроить работу так, чтобы команда работала эффективнее и выполняла больше задач, тратя на это наименьшее количество ресурсов. Так Lean-подход борется сразу с тремя проблемами:

‍

• Расточительное потребление ресурсов.
• Неравномерное распределение ресурсов и задач.
• Перегрузка сотрудников и других ресурсных единиц.

‍

Иными словами, ваша главная задача тут — сократить все расточительные способы работы.

‍

Плюсы методологии Lean:

‍

• Помогает выявлять неадекватные потери ресурсов и регулярно делать работу эффективнее.
• Может сочетаться как с гибкими, так и со структурированными методологиями.

‍

Минусы метода:

‍

• Требует глубокого вовлечения всех участников команды, в том числе, и руководства.
• Иногда требует полностью перестроить существующие процессы внутри команды.
• Нуждается в детальной проработке каждого этапа работы, что занимает много времени и зачастую оказывается избыточным.
• Помогает выявить проблемы, но не предлагает четких идей для их решения.

‍

Каким командам подходит:

‍

Если вы замечаете, что у вашей команды начались проблемы с эффективностью, Lean-методология поможет вам найти ваши слабые места и прийти к четко выстроенному рабочему процессу.

‍

‍

Коротко, главное:

‍