Como a Refocus Construiu uma Folha de Pagamento para Contratados e Aumentou a Eficiência

A Refocus é uma plataforma EdTech sediada nas Filipinas que visa capacitar indivíduos a seguir carreiras em TI e especialidades modernas. No entanto, gerenciar pagamentos internacionais para sua rede diversificada de contratados, incluindo programadores, videógrafos e designers gráficos em vários países, representava um desafio significativo.

Pagamentos da Ásia para a Europa

Para pagar 50‑100 contratados, a Refocus tinha que esperar 3‑5 dias para que as transferências das Filipinas chegassem à UE, e depois realocar individualmente o dinheiro entre 50‑100 contratados. O processo de transferência por si só exigia um planejamento antecipado de fluxo de caixa de 8‑10 dias úteis. À medida que a Refocus crescia e sua equipe se expandia globalmente, o processo de gerenciamento de transferências e pagamentos tornou‑se mais complexo e demorado. A empresa se viu presa em um ciclo de:

• elaboração, envio e assinatura de contratos, 
• coleta de informações pessoais para pagamentos, 
• depósito de fundos, 
• garantia de entrega bem‑sucedida do pagamento 

Todo o ciclo operacional representava um risco para o crescimento da Refocus e sua missão de impactar positivamente a vida dos estudantes. Precisava ser mais eficiente.

Implementando a Mellow

Mellow user‑friendly interface offered a promising solution: easy onboarding, task setting with deadlines and payment dates, and downloading relevant documents

O Refocus descobriu a solução ideal no Mellow, uma ferramenta que já haviam encontrado ao trabalhar com outra empresa. O processo de configuração foi rápido, levou apenas duas semanas e exigiu preparação mínima. Ao implementar o Mellow, eles puderam:

• automatizar o envio e a assinatura de contratos
• automatizar a coleta de dados pessoais
• depositar fundos em sua conta
• automatizar pagamentos a contratados

Com o Mellow funcionando em segundo plano, o Refocus não precisava mais se preocupar com o lado administrativo da contratação e pagamento de prestadores de serviços. O Refocus podia facilmente configurar tarefas e pagamentos e saber que, uma vez concluído o trabalho, o prestador de serviços seria pago instantaneamente em qualquer país do mundo.

Os Resultados

O Refocus agora tem de 5 a 10 pessoas que usam o serviço para gerenciar de 50 a 100 prestadores de serviços mensalmente. Tudo o que precisam fazer é atualizar as informações sobre tarefas e pagamentos quando necessário. Assim que o trabalho é concluído, um simples botão libera imediatamente os fundos para o freelancer. 

Conclusão

Com o desafio dos pagamentos internacionais resolvido, a Refocus pode agora concentrar‑se em tarefas mais complexas, como gestão de fluxo de caixa, planeamento orçamental e estratégias para ajudar as pessoas a conseguir o seu primeiro emprego em TI.